Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Ustawa AML) nakłada szereg obowiązków na podmioty określane mianem instytucji obowiązanych. Kluczowe znaczenie ma zatem prawidłowe ustalenie, czy dany podmiot spełnia kryteria instytucji obowiązanej, co wiąże się z koniecznością stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, prowadzenia odpowiedniej dokumentacji oraz raportowania do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
Istota pojęcia „instytucji obowiązanej”
Instytucje obowiązane to podmioty wymienione w art. 2 ust. 1 Ustawa AML, które na gruncie ustawy są zobowiązane do stosowania określonych środków i narzędzi mających na celu redukcję zjawiska prania pieniędzy i finansowania Ustawa AML. Warto podkreślić, że nie oznacza to, iż inne podmioty są całkowicie wyłączone spod obowiązków wynikających z ustawy – również one mogą być objęte np. obowiązkiem dokonania zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
Dwie kategorie instytucji obowiązanych
Sposób definiowania instytucji obowiązanych w Ustawa AML pozwala na wyróżnienie dwóch kategorii:
1. Instytucje obowiązane statyczne
To podmioty określane przez cechy właściwe dla nich permanentnie. Ich status instytucji obowiązanej wynika wprost z charakteru prowadzonej działalności. Należą do nich m.in.:
- Banki krajowe i oddziały banków zagranicznych – wszystkie banki mające siedzibę w Polsce, niezależnie od struktury właścicielskiej, automatycznie są instytucjami obowiązanymi
- Firmy inwestycyjne i banki powiernicze – podmioty prowadzące działalność maklerską na terytorium RP
- Zakłady ubezpieczeń – wykonujące działalność w zakresie ubezpieczeń na życie
- Fundusze inwestycyjne i towarzystwa funduszy inwestycyjnych – wraz z ich oddziałami na terytorium Polski
- Notariusze – w zakresie określonych czynności dokonywanych w formie aktu notarialnego
2. Instytucje obowiązane dynamiczne
To podmioty, które stają się instytucjami obowiązanymi dopiero w momencie wystąpienia określonej okoliczności. Brak tej okoliczności sprawia, że dany podmiot nie spełnia kryterium instytucji obowiązanej.
Przykłady obejmują:
Adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych – stają się instytucją obowiązaną wyłącznie przy świadczeniu pomocy prawnej lub doradztwa podatkowego w ściśle określonych sprawach, takich jak:
- kupno lub sprzedaż nieruchomości
- zarządzanie środkami pieniężnymi klienta
- tworzenie lub zarządzanie spółkami kapitałowymi
Przedsiębiorców – w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro
Fundacje i stowarzyszenia – w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro
Wybrane kategorie instytucji obowiązanych
Sektor finansowy
Sektor finansowy stanowi trzon instytucji obowiązanych. Obejmuje on szerokie spektrum podmiotów, w tym:
- SKOK i KSKOK – spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe oraz Krajowa Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa
- Instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego – zarówno krajowe, jak i ich unijne odpowiedniki
- Pośrednicy ubezpieczeniowi – z wyłączeniem agentów ubezpieczeniowych działających na rzecz jednego zakładu ubezpieczeń
Wolne zawody prawnicze
Przedstawiciele wolnych zawodów prawniczych stanowią szczególną kategorię instytucji obowiązanych ze względu na:
- Charakter dynamiczny – nie zawsze są instytucją obowiązaną
- Specyfikę świadczonych usług objętych tajemnicą zawodową
- Ograniczony zakres obowiązków raportowania do GIIF (art. 75 Ustawa AML)
Kluczowe ograniczenie: Art. 6 ust. 4 PrAdw oraz art. 3 ust. 6 pkt 1 RadPrU przewidują, że obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej nie dotyczy informacji przekazywanych na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
Pośrednicy w obrocie nieruchomościami
Pośrednicy w obrocie nieruchomościami są instytucjami obowiązanymi z wyłączeniem czynności pośrednictwa zmierzających do zawarcia umowy najmu lub dzierżawy, w której miesięczny czynsz jest mniejszy niż równowartość 10 000 euro.
Wątpliwość interpretacyjna: Powstaje pytanie, w stosunku do kogo pośrednicy powinni stosować przepisy Ustawa AML – czy tylko wobec strony, z którą zawarli umowę pośrednictwa, czy również wobec drugiej strony transakcji, z którą wykonują jedynie czynności faktyczne?
Podmioty świadczące usługi w zakresie walut wirtualnych
Od 2018 r. instytucjami obowiązanymi są podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie:
- Wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi i środkami płatniczymi\
- Wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi
- Pośrednictwa w wymianie walut wirtualnych
- Prowadzenia rachunków dla walut wirtualnych
Uwaga: Z dniem wejścia w życie projektowanej ustawy o kryptoaktywach (przewidywane na 1.1.2026 r.) planowana jest likwidacja rejestru działalności w zakresie walut wirtualnych oraz uchylenie art. 129m-129x Ustawa AML.
Przedsiębiorcy wykonujący działalność lombardową
Od 7.1.2024 r. instytucjami obowiązanymi są przedsiębiorcy wykonujący działalność lombardową w rozumieniu ustawy o konsumenckiej pożyczce lombardowej. Istotne: Za dzień rozpoczęcia działalności uważa się dzień dokonania wpisu do rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność lombardową – to właśnie z tym dniem podmiot zaczyna być objęty obowiązkami AML.
Praktyczne konsekwencje statusu instytucji obowiązanej
Podmiot będący instytucją obowiązaną musi:
Wyznaczyć AML Officer – pracownika odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności funkcjonowania z przepisami ustawy (art. 8 Ustawa AML)
Stosować środki bezpieczeństwa finansowego wobec klientów, obejmujące:
- Identyfikację i weryfikację tożsamości klienta
- Ustalenie beneficjenta rzeczywistego
- Ocenę ryzyka prania pieniędzy
- Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych
Raportować do GIIF o transakcjach budzących podejrzenia (art. 74 Ustawa AML)
Prowadzić odpowiednią dokumentację przez okres co najmniej 5 lat
Konsekwencje niedopełnienia obowiązków
Nieprzestrzeganie przepisów Ustawa AML przez instytucję obowiązaną może skutkować:
- Karami pieniężnymi nakładanymi przez właściwe organy nadzoru
- Odpowiedzialnością karną za przestępstwa określone w art. 153-156 Ustawa AML
- Utratą reputacji i negatywnymi konsekwencjami biznesowymi
- Brakiem możliwości nawiązania stosunków gospodarczych w przypadku niewdrożenia procedur AML
Podsumowanie – Status instytucji obowiązanej w rozumieniu Ustawa AML
Status instytucji obowiązanej w rozumieniu Ustawa AML nie zawsze jest oczywisty. Wymaga szczegółowej analizy prowadzonej działalności oraz charakteru świadczonych usług. W przypadku wątpliwości, czy dany podmiot spełnia kryteria instytucji obowiązanej, zaleca się konsultację z prawnikiem specjalizującym się w przepisach AML/CTF lub bezpośredni kontakt z właściwym organem nadzoru.
Należy pamiętać, że przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu Ustawa AML są w Polsce stale aktualizowane w odpowiedzi na zmieniające się dyrektywy unijne oraz rekomendacje FATF. Regularne monitorowanie zmian legislacyjnych jest zatem niezbędne dla zapewnienia compliance w tym obszarze.
Praktyczna rada: Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i istnieje choćby niewielka szansa, że możesz zostać zakwalifikowany jako instytucja obowiązana – lepiej implementować podstawowe procedury AML prewencyjnie, niż ryzykować wysokie kary za ich brak w momencie, gdy okaże się, że powinieneś je stosować.
