Ustawa z 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: „Ustawa AML”) nakłada na szeroki krąg podmiotów – zwanych instytucjami obowiązanymi – rygorystyczne obowiązki w zakresie identyfikacji klientów, monitorowania transakcji i raportowania podejrzanych operacji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
Nieprzestrzeganie tych obowiązków może prowadzić do dotkliwych sankcji – kar finansowych sięgających milionów złotych, odpowiedzialności karnej członków zarządu, a nawet utraty zezwolenia na prowadzenie działalności. Jednocześnie przepisy AML są skomplikowane, wielokrotnie nowelizowane i wymagają ciągłego monitoringu zmian prawnych oraz dostosowywania procedur wewnętrznych.
Kancelaria Prawna „Skarbiec” oferuje kompleksowy outsourcing obowiązków AML – przejmujemy na siebie ciężar zapewnienia zgodności z przepisami, abyś mógł skupić się na rozwijaniu swojego biznesu.
Kto jest instytucją obowiązaną?
Przepisy Ustawy AML dotyczą znacznie szerszego kręgu podmiotów, niż powszechnie się wydaje. Instytucjami obowiązanymi są nie tylko banki i instytucje finansowe, ale również:
Sektor finansowy:
- Banki i SKOK-i
- Instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego
- Firmy inwestycyjne i towarzystwa funduszy inwestycyjnych
- Zakłady ubezpieczeń i pośrednicy ubezpieczeniowi
- Kantory wymiany walut
- Firmy pożyczkowe
Zawody zaufania publicznego:
- Adwokaci i radcowie prawni (przy określonych czynnościach)
- Notariusze
- Doradcy podatkowi i księgowi
- Biegli rewidenci
- Agenci nieruchomości
Handel i usługi:
- Podmioty prowadzące działalność w zakresie kupna i sprzedaży nieruchomości
- Handlarze dziełami sztuki i dobrami o wysokiej wartości
- Podmioty świadczące usługi związane ze spółkami i trustami
- Operatorzy gier hazardowych
Handel towarami o wysokiej wartości:
- Podmioty przyjmujące płatności gotówką powyżej 10.000 euro
Jeśli prowadzisz działalność w którymkolwiek z tych obszarów, prawdopodobnie jesteś instytucją obowiązaną i musisz spełniać wymogi Ustawy AML.
Twoje obowiązki jako instytucji obowiązanej
1. Wewnętrzna procedura AML
Musisz wprowadzić w formie pisemnej wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura ta powinna w szczególności określać:
- Sposób wykonania środków bezpieczeństwa finansowego wobec klientów
- System rejestracji transakcji powyżej 15.000 euro
- Sposób analizy i oceny ryzyka prania pieniędzy
- Procedurę przekazywania informacji o podejrzanych transakcjach do GIIF
- Procedurę wstrzymania transakcji, blokady rachunku i zamrożenia wartości majątkowych
- Sposób przyjmowania oświadczeń o beneficjentach rzeczywistych
- Sposób przechowywania informacji i dokumentacji (minimum 5 lat)
Wyzwanie: Ustawa AML była nowelizowana wielokrotnie od momentu uchwalenia. Tylko skuteczny, ciągły monitoring zmian prawnych pozwala utrzymać procedurę aktualną i zgodną z obowiązującymi przepisami.
2. Środki bezpieczeństwa finansowego (due diligence)
Musisz stosować wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego, których zakres jest określany na podstawie oceny ryzyka prania pieniędzy. Obejmuje to:
Identyfikację i weryfikację tożsamości klienta:
- Zbieranie danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, PESEL/NIP, adres)
- Weryfikacja tożsamości na podstawie dokumentów (dowód osobisty, paszport)
- W przypadku osób prawnych – weryfikacja statusu prawnego, struktury właścicielskiej, osób uprawnionych do reprezentacji
Identyfikację beneficjenta rzeczywistego:
- Ustalenie, kto faktycznie kontroluje klienta i czerpie korzyści z transakcji
- Szczególna uwaga przy strukturach korporacyjnych, fundacjach, trustach
- Podejmowanie czynności z zachowaniem należytej staranności
Uzyskiwanie informacji o celu i charakterze stosunków gospodarczych:
- Zrozumienie, dlaczego klient nawiązuje relację biznesową
- Jakie transakcje planuje przeprowadzać i w jakiej skali
Bieżący monitoring stosunków gospodarczych:
- Badanie przeprowadzanych transakcji pod kątem zgodności z profilem klienta
- Aktualizowanie posiadanych dokumentów i informacji
- Badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych
Wyzwanie: Właściwe przeprowadzenie due diligence wymaga doświadczenia, wiedzy o sygnałach ostrzegawczych (red flags) i dostępu do odpowiednich narzędzi weryfikacyjnych.
3. Rejestracja i monitoring transakcji
Musisz rejestrować i przechowywać przez 5 lat informacje o transakcjach, których równowartość przekracza 15.000 euro, nawet jeśli transakcja została podzielona na mniejsze operacje w celu uniknięcia obowiązku rejestracji (tzw. structuring/smurfing).
Dodatkowo musisz prowadzić bieżącą analizę przeprowadzanych transakcji pod kątem wykrycia nietypowych lub podejrzanych operacji. Wyniki analiz muszą być dokumentowane i przechowywane przez 5 lat.
Wyzwanie: Skuteczny monitoring wymaga nie tylko systemu IT, ale przede wszystkim wiedzy o typologiach prania pieniędzy i umiejętności rozpoznawania nietypowych wzorców transakcyjnych.
4. Raportowanie do GIIF
Gdy w wyniku analizy transakcja budzi uzasadnione podejrzenie związku z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, musisz niezwłocznie przekazać informację Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej.
Raportowanie wiąże się z dodatkowymi obowiązkami:
- Zachowanie poufności – klient nie może dowiedzieć się o przekazaniu informacji do GIIF
- Dokumentowanie podstaw podejrzenia
- W określonych przypadkach – wstrzymanie transakcji lub zablokowanie rachunku
Wyzwanie: Decyzja o raportowaniu do GIIF wymaga ważenia wielu czynników i niesie konsekwencje prawne. Z jednej strony ryzykujesz karę za nieraportowanie podejrzanej transakcji, z drugiej – potencjalne roszczenia klienta w przypadku niezasadnego zablokowania transakcji.
5. Szkolenia pracowników
Musisz zapewnić udział pracowników wykonujących obowiązki związane z AML w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków. Szkolenia muszą być aktualizowane wraz ze zmianami przepisów i typologii prania pieniędzy.
Wyzwanie: Organizacja regularnych, merytorycznych szkoleń wymaga zaangażowania czasu i zasobów oraz dostępu do ekspertów znających zarówno przepisy, jak i praktykę ich stosowania.
